Sarpras 3.11

Menerapkan  prosedur pengadaan kebutuhan sarana dan prasarana (barang habis pakai)

A. Pengertian Pengadaan Sarana Dan Prasana

Menurut gunawan, (1996:135) mengatakan bahwa pengadaan sarana dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Sedangkan menurut daryanto, (2001:51) bahwa prasarana berdasarkan etimologi berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.

Menurut Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa usaha pengadaan sarana prasarana yang dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan mengembangkan sejumlah dana, komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan peralatan dapat memungkinkan disusunnya perencanaan yang lengkap.

Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa pemerintahan yakni menyatakan  “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa”.

      Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana adalah pengadaan sarana prasarana. Pengadaan perlengkapan biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan lingkungan suatu lembaga, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan perlengkapan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua pengadaan perlengkapan itu selalu sesuai dengan pemenuhan kebutuhan.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e. Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. g. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

B.  Tata Cara Pengadaan Sarana Prasarana Pendidikan

Ada beberapa cara yang dilakukan untuk kegiatan pengadaan sarana dan prasarana, yaitu:

1. Pembelian

Pembelian merupakan cara umum dilakukan oleh lembaga, pembelian adalah pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara lembaga menyerahkan sejumlah uang kepada penjual untuk memperoleh sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

2.  Produksi sendiri

Produksi sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan lembaga melalui pembuatan sendiri oleh masyarakat dalam lembaga. Cara ini akan efektif jika dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana yang sifatnya ringan seperti alat peraga, media presentasi, hiasan/dekorasi ruangan, buku-buku dan lain-lain. Kegiatan produksi sendiri ini dapat melatih kreativitas dan melatih jiwa kewirausahaan.

3. Penerimaan hibah

Penerimaan hibah merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan menerima pemberian sukarela dari pihak lain. Penerimaan hibah dapat berasal dari pemerintah (pusat atau daerah) dan pihak swasta. 

4.  Penyewaan

Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan  sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan sementara barang milik pihak lain umtuk kepentingan lembaga dan kemudian membayarnya berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.

5.  Peminjaman

Peminjaman adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan barang pihak lain untuk kepentingan lembaga secara sukarela sesuai dengan perjanjian pinjam- meminjam.

6. Pendaur ulangan

Pendaurulangan adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan barang bekas agar dapat digunakan untuk kepentingan lembaga.

7. Penukaran

Penukaran adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan menukarkan barang yang dimiliki lembaga dengan barang yang dimiliki dengan barang yang dimiliki oleh pihak lain, sementara itu sarana dan prasarana yang ditukarkan haruslah sarana dan prasarana yang sudah tidak bermanfaat lagi bagi lembaganya.

8. Rekondisi/ Rehabilitasi

Rekondisi atau perbaikan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan. Perbaikan dapat dilakukan melalui penggantian bagian-bagian yang telah rusak sehingga sarana dan prasarana yang rusak dapat yang digunakan kembali sebagai mana mestinya.

C.  Prosedur pengadaan sarana dan prasarana

Dalam pengadaan sarana dan prasarana harus mengacu pada Permendiknas Nomor 24 tahun 2007 tentang standar sarana dan prasarana. Pada umum nya pengadaan sarana dan prasarana melewati prosedur berikut ini yaitu:

1.  Menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana beserta fungsinya

2.  Mengklasifikasi sarana dan prasarana  yang dibutuhkan

3.  Penyusun proposal pengadan sarana dan prasarana, sekolah negeri proposalnya ditujukan kepada pemerintah melalui dinad sedangkan sekolah swasta proposalnya ditujukan kepada yayasan.

4. Menerima peninjauan dari pihak yang dituju untuk menilai kelayakan lembaga memperoleh sarana dan prasarana.

5. Setelah ditinjau dan dikunjungi lembaga akan menerima kiriman sarana dan prasarana yang diajukan.

D.  Teknik pengadaan sarana dan prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang rawan penyelewengan, oleh karena itu agar tidak terjebak dalam penyelewengan para pihak yang terlibat dalam pengadaan sarana dan prasarana harus berpedoman pada etika pengadaan barang/jasa yang terdapat dalam peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 Ps 6, etika pengadaan yang harus dipatuhi oleh para pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa sebagai berikut:

1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapaisasaran, kelancaran, dan ketetapan tercapainya tujuan pengadaan barang/jas
2. Bekerja secara professional dan mandiri
3.  Tidak saling memengaruhi yang mengakibatkan terjadinya persaingan tidak sehat
4.  Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan
5.  Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait
6.  Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Negara dalam pengadaan barang/jasa
7. Menghindari dan mencengah penyalahgunaan wewenang dengan tujuan keuntungan pribadi, golongan atau pihak-pihak lain
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk member atau menerima hadiah, imbalan, komisi dan berupa apa saja. 

Teknik pengadaan barang habis pakai, khususnya di lembaga pendidikan diantaranya :

1. Teknik pengadaan buku

  Buku merupakan kebutuhan pokok bagi sekolah sehingga keberadaan buku harus segera dipenuhi, tanpa buku proses pembelajaran tidak akan berlangsung efektif. Penyediaan buku selalu mengacu pada tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia. Teknik pengadaan buku sekolah sebaiknya melewati tahap-tahap berikut ini:

• Pemilihan buku, tahap pemilihan buku addlah tahap seleksi buku yang akan dibeli, buku yang akan dibeli harus mengacu pada tujuan perpustakaan dan karakteristik pembacanya. Dalam menyeleksi buku perpustakaan perlu melibatkan unsur bagian kurikulum, bagian sarana dan guru mata pelajaran
• Pemerolehan buku, pemerolehan buku dapat dilakukan dengan cara membeli, menukar, dan menerima hadiah. Dalam membeli buku dapat dilakukan dengan memesan pada took buku yang relatif lebih murah.

2  Teknik pengadaan peralatan dan perlengkapan.

    Untuk menunjang proses pembelajaran, sekolah memerlukan peralatan dan perlengkapan. Peralatan ialah segala sesuatu yang digunakan untuk melakukan sesuatu yang bertujuan. Peralatan sekolah ada dua jenis yaitu peralatan kantor (komputer, alat pembersih, alat penghitung uang dan lainnya) dan peralatan pendidikan (alat olahraga, alat upacara dan lainnya). Sedangkan perlengkapan ialah sarana pendukung dalam melakukan aktivitas kerja misalnya meja, kursi, lemari, jam dinding dan lain-lain.

     Teknik pengadaan peralatan dan perlengkapan dapat dilakukan dengan cara membeli, membuat sendiri dan menerima bantuan.

• Membeli, pembelian peralatan dan perlengkapan dilakukan sesuai dengan kebutuhan, selain itu pengadaannya harus dapat dipertanggung jawabkan dengan baik, banyak hal yang harus diperhatikan saat akan membeli peralatan dan perlengkapan diantaranya, buatan mana, merek, kapasitas, bahan-bahan yang dipakai, jaminan, model, cara pembayaran dan harganya.
• Membuat sendiri, sekolah dapat mengadakan peralatan dan perlengkapan sendiri melalui program praktik para siswanya. Pelaksanaan nya dapat disesuaikan dengan kemampuan, dana dan peralatan yang dibutuhkan.
• Penerimaan hibah, penerimaan hibah harus dilakukan atas dasar perjanjian bersama antara pemberi dan penerima secara sukarela. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum menerima hibah yaitu:
• Wewenang penghibahan, maksudnya apakah pihak yang akan menghibahkan barang memiliki hak penuh atas barang tersebut atau tidak
• Spesifikasi peralatan dan perlengkapan, hal tersebut perlu dilakukan agar sekolah agar sekolah dapat membuat perencanaan pemanfaatannya den

Prinsip/azas pengadaan

          Disamping itu ada juga beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk proses pengadaan ini yakni sesuai dengan Kepres No.80 tahun 2003, Pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip :

a.     efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

b.     efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

c.     terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;

d.     transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya;

e.     adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;

f.     akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.

Sarpras 3.10

PERENCANAAN PENGADAAN & PERMINTAAN 

SARANA DAN PRASARANA

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang efektif.

Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan untuk menjamin kelancaran aktivitas organisasi/kantor.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor ( office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri dari perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Untuk lebih memudahkan dalam membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang dan tanah.
Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor.

A. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan(Sondang P. Siagian). MenurutRoger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah,perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.

Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatanperalatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.

Menurut Gunawan (dalam Minarti, 2011) “Pengadaan sebagai segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas”.

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.

Pengadaan sarana prasarana harus disesuaikan dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga, maupun sumber yang dapat dipertanggungjawabkan hal ini sesuai yang dijelaskan Minarti (2011:259).

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

      Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

      Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

      Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

      Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

      Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

      Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

      Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

a.       Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.

b.      Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :

·         Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.

·         Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.

·         Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.

c.       Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:

·         Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.

·         Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.

·         Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.

·         Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.

·         Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

d.      Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a.        Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1)     Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2)     Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3)     Menyusun rencana pengadaan barang

b. Barang tak habis pakai

1)   Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2)   Memperkirakan biaya perlengkapan

3)   Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4)   Menyusun rencana pengadaan tahunan

c. Barang tidak bergerak

1)  Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a)   Menyusun rencana pengadaan tanah

b)   Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c)   Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d)   Mengadakan survei harga dilokasi

e)  Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2)  Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a)   Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b)   Mengadakan perhitungan luas bangunan

c)   Menyusun rencana anggaran biaya

d)  Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

TUGAS

1.     Mengapa unsur material dalam suatu organisasi/perusahaan/kantor merupakan salah satu sarana yang penting untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan, jelaskan!

2.         Apa fungsi perlengkapan kantor pada suatu organisasi atau perusahaan?

3.         Mengapa pertimbangan pokok perlu dilakukan dalam pembelian alat-alat atau barang-barang?

4.   Sebutkan hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor!

5.  Berikan masing-masing 10 contoh barang habis pakai dan barang tidak habis pakai yang terdapat di tempat prakerin/PSG kalian masing-masing!