3.12 PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

ADMINISTRASI PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A.     Pengertian Sarana dan Prasarana

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi, contohnya: meja, kursi, dll.

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi. contohnya: jalan, kantor, pabrik, tempat kerja, dll. Misalnya, dalam bidang transportasi darat kita dapat menyebut mobil, motor, bis, taksi sebagai sarana transportasi karena digunakan secara langsung oleh orang. Sedangkan fasilitas pendukung seperti jalan, rambu-rambu, lampu lalu lintas dapat kita sebut sebagai prasarana.

B.     Pengertian Administrasi Penerimaan Sarana dan Prasarana Kantor

Administrasi penerimaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan menerima alat dan segala penunjang penyelenggaraan kegiatan kantor sekaligus mempertanggungjawabkannya sesuai daftar yang diterima.

C.     Pengertian Administrasi Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

1.      Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain.

2.      Pendistribusian atau penyaluran sarana dan prasarana kantor merupakan kegiatan pemindahan alat dan penunjang penyelenggaraan kegiatan kantor dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit yang membutuhkan secara sistematis agar dapat diketahui dan dikontrol secara pribadi.

3.      Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.

Dalam lingkungan yang sempit seperti kantor, maka kegiatan ini dapatberwujud penyaluran atau kegiatan membagi/ mengeluarkan barang sesuai kebutuhan karyawan/ staff bagian dalam instansi tersebut untuk keperluan kegiatan perkantoran.

Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu:

1.      Ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya;

2.      Ketepatan sasaran penyampaiannya;

3.      Ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

D.     Fungsi Administrasi Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

1.       Memudahkan pengontrolan/pengawasan sarana dan prasarana kantor

2.       Memudahkan dalam menganalisis sarana dan prasarana kantor

3.       Agar dapat memenuhi unit-unit yang membutuhkan sarana dan prasarana kantor dengan cepat dan tepat

4.       Memudahkan pengalokasian sarana dan prasarana kantor

E.      Asas-Asas Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

Untuk dapat di katakan berjalan secara efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi beberapa asas pendistribusian. Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu di perhatikan,yaitu :

1.      Asas ketepatan

2.      Asas kecepatan

3.      Asas keamanan

4.      Asas ekonomi

F.      Sistem Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung.

1.      Sistem secara langsung

Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah diterima, di inventarisasikan langsung dan di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu.

2.      Sistem secara tidak langsung

Sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan sudah di inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus di simpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.

G.     Prosedur Administrasi Penerimaan Sarana dan Prasarana Kantor

1.       Pemeriksaan

Dalam pmeriksaan barang ada dua langkah kegiatan pokok yang harus dilakukan.

a.       Pemeriksaan dokumen

Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencoocokkan antara Order Pembelian dengan Surat Pengantar Barang atau Tanda Terima Barang atau Berita Acara Penyerahan Barang atau bukti terima barang yang lain.

b.       Pemeriksaan fisik barang

Kegiatan ini dilakukan setelah terjadi kesesuaian antara dokumen order pembelian dengan bukti penerimaan barang, dengan cara mencocokkan dokumen-dokumen tersebut dengan barang yang teah dikirim, baik berkaitan dengan jenis, tipe, merek, ataupun spesifikasi barang yang lain, jumlah, maupun kondisi barang.

2.         Penandatanganan

Apabila pesanan barang sudah selesai sesuai dengan orderpembelian, organisasi sebagai pembeli melalui pejabat yang ditunjuk menerima/menendatangani beberapa berkas dari supplier yang biasanya berupa:

a.       Bukti tanda terima barang

Bukti tanda terima barang ini dapat berupa surat pengantar barang, tanda terima barang, berita acara penyerahan barang, berita acara serah terima barang

b.       Berkas penagihan

Berkas penagihan dappat berupa faktur, nota, atau kuitansi. Karena beberapa berkas ini sangat penting sifatnya, baik secara administratif maupun yuridis, pihak-pihak yang menerima maupun menandatangani beberapa berkas tersebut harus hati-hati dan teliti. Adapun beberapa contoh berkas tersebut adalah sebagai berikut ini.

PT DUNIA USAHA                              Kepada :

Jl. Gatot 63 Ungaran                                      Yth. Kabag. Logistik Wisma Gloria

Telp. (0274) 453765 453766                          Jalan Majapahit 18 Semarang

SURAT PENGANTAR

No. 01/DU/VIII/2016

No	Nama dan Spesifikasi Barang	Unit	Satuan	Keterangan
1	VCD Player : Merek Wanda , Tipe PAL/NTSC	6	Buah	-
2	Tape Recorder : Merek Polytron, Model PSC-35 T	8	Buah	-
3	Kompor Gas :Merek Cavina, Tipe Ultima U-125 Exit	5	Buah	-
4	Bola Lamppu: Merek Philips, Jenis Clear, 40 W	10	Buah	-
5
6
7
..

                                                                       Ungaran, 6 Agustus 2016

Yang menerima,                                             Hormat kami,  

Ismiyati                                                          Sularso Mulyono, S.E., M.M, 

                                                                       Manager Penjualan

Contoh Formulir 1.1 Surat Pengantar Barang

PT ........................                                  Kepada :

Jl. Gatot 63 Ungaran                                      Yth. .....................................

Telp. (024) 453765 453766                            Jalan Majapahit 18 Semarang

SURAT PENGANTAR

No. 01/DU/VIII/2016

No	Kode	Nama dan Spesifikasi Barang	Unit	Harga Satuan (Rp)	Potongan (%)	Jumlah (Rp)
1	VP01	VCD Player : Merek Wanda , Tipe PAL/NTSC	6	450.000	-	2.700.000
2	TR04	Tape Recorder : Merek Polytron, Model PSC-35 T	8	850.000	-	6.800.000
3	KG03	Kompor Gas :Merek Cavina, Tipe Ultima U-125 Exit	5	450.000	-	2.250.000
4	BL06	Bola Lampu: Merek Philips, Jenis Clear, 40 W	10	2.500	-	25.000
5
6
7
Tagihan                                                                                                    Jumlah Terbilang : sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah						11.775.000

                                                                       Ungaran, 6 Agustus 2016

Yang menerima,                                             Hormat kami,  

Ismiyati                                                          Sularso Mulyono, S.E., M.M, 

                                                                       Manager Penjualan

Contoh Formulir 1.2 Surat Pengantar Barang

PT DUNIA USAHA

Jalan Gatot No 63 Ungaran

Telp. (024) 453765 453766, Fax.  453765 453766,

Email :duniausaaha@gmail.com

 TANDA TERIMA

Kepada    :    ASMI DHARMA PERTIWI

Alamat     :    Jalan Pancawati 79 Semarang

Telp./Fax  :    (024) 454567, Fax. 454567

Email       :    asmi76@gmail.com

No.	Nama dan Spesifikasi Barang		Jumlah
1	Printer : Canon BJC-2110		10 (sepuluh) unit
2	Monitor : GTC, Advantage		40 (empat puluh) unit
3	CPU : Warna		40 (empat puluh) unit
4	VCD Player : National Type 550 SP		5 (lima) unit
5	Tape Recorder : Polytron, PSC 314A		10 (sepuluh) unit
6
7
Tanggal Terima : ...........................
PT  DUNIA USAHA Nama : ............................		Penerima : Nama : ............................	Katerangan :

Contoh Formulir 1.3 Tanda Terima

Nama dan identitas Instansi

BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG

Nomor : ......................

I. Yang bertandatangan di bawah ini :

1.      Nama       :.............

Jabatan    :..............

Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .............. yang disebut PIHAK PERTAMA

2.      Nama       :.........

Jabatan    :.........

Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk ...............  yang disebut PIHAK KEDUA

II. Pada hari ini .......... tanggal............PIHAK PERTAMA telah menerima penyerahan barang-barang sebagaimana tersebut dalam daftar terlampir dari PIHAK KEDUA dalam keadaan baik dan lengkap sesuai dengan surat perjanjian/nota pesanan no...... tanggal................. .

                                                                                        Ungaran, .........................

Pihak yang menyerahkan                                                Pihak yang menerima

Pihak Kedua                                                                   Pihak Pertama

........................                                                                ........................

Contoh Formulir 1.4 Berita Acara Penyerahan Barang

PT DUNIA USAHA                              Kepada : 

Jalan Gatot No 63 Ungaran                                                  Yth. Kepala Bagian Logistik PT ABC       

Telp. (024) 453765 453766                                                  Jalan Wahid Hasyim 18 Semarang

FAKTUR

No. : 01/DU/VIII/2016

Untuk pembelian barang-barang di bawah ini :

No	Kode	Nama dan Spesifikasi Barang	Unit	Harga Satuan (Rp)	Potongan (%)	Jumlah (Rp)
1	VP01	VCD Player : Merek Wanda , Tipe PAL/NTSC	6	450.000	-	2.700.000
2	TR04	Tape Recorder : Merek Polytron, Model PSC-35 T	8	850.000	-	6.800.000
3	KG03	Kompor Gas :Merek Cavina, Tipe Ultima U-125 Exit	5	450.000	-	2.250.000
4	BL06	Bola Lamppu: Merek Philips, Jenis Clear, 40 W	10	2.500	-	25.000
Jumlah						11.775.000
Potongan						-
Total Bayar						11.775.000

Terbilang : Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

                                                                            Ungaran, 8 Agustus 2016-08-07

                                                                            Ismiyati, S.E.,M.M.

                                                                            Manager Marketing

Contoh Formulir 1.5 Faktur

PT DUNIA USAHA                              Kepada : 

Jalan Gatot No 63 Ungaran                                                  Yth. Kepala Bagian Logistik PT ABC       

Telp. (024) 453765 453766                                                  Jalan Wahid Hasyim 18 Semarang

FAKTUR

No. : 01/DU/VIII/2016

No. Pesanan        Tgl. Pesanan    Kode Pelanggan    NPWP Tgl      Jatuh Tempo

01/DU/VIII/16    08/08/2016      P025                       01.143.065      18/08/2016

No	Kode	Nama dan Spesifikasi Barang	Unit	Harga Satuan (Rp)	Potongan (%)	Jumlah (Rp)
1	VP01	VCD Player : Merek Wanda , Tipe PAL/NTSC	6	450.000	-	2.700.000
2	TR04	Tape Recorder : Merek Polytron, Model PSC-35 T	8	850.000	-	6.800.000
3	KG03	Kompor Gas :Merek Cavina, Tipe Ultima U-125 Exit	5	450.000	-	2.250.000
4	BL06	Bola Lamppu: Merek Philips, Jenis Clear, 40 W	10	2.500	-	25.000
Jumlah						11.775.000
Potongan						-
Total Bayar						11.775.000

Terbilang : Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

                                                                            Ungaran, 8 Agustus 2016-08-07

                                                                            Ismiyati, S.E.,M.M.

                                                                            Manager Marketing

Contoh Formulir 1.6 Faktur

Nama/ identitas                                                       .........................., ..................20

supplier

                   Kepada ....................

                   ..................................

                   ..................................

Nota No. : .....................

Banyaknya	Nama Barang	Harga	Jumlah
Tanda Terima		Jumlah

PERHATIAN

Barang-barang yang sudah dibeli

Tidak dapat ditukar/dikembalikan

Contoh Formulir 1.7 Nota

Nama dan Identitas Organisasi                 No. : ...................................

Telah diterima dari   :..................................................................................................

Uang sebanyak         :..................................................................................................

                                  ..................................................................................................

Guna membayar       : .................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

                                                                  ...................................,..............................

Terbilang Rp....................................

                                                                  ..................................................................

Contoh Formulir 1.8 Kuitansi

Apabila barang yang dikirim pemasok ada yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak ssesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak, maka:

a)       Organisasi/perusahaaan sebagai pihak pembeli harus membuat informasi klaim sekaligus ..................... (surat penuntutan), dan kemudian disampaikan kepada pemasok bersama dengan kegiatan pengembalian barang.

b)       Adapun yang menanggung biaya pengembalian barang (retur) adalah pemasok atau perusahaan jas pengiriman barang/ jasa pengangkutan.

c)       Pembeli tidak perlu menandatangani bukti terima barang dan berkas penagihan

d)       Apabila menandatangani berkas penagihan perlu membeli dan atau membuat catatan khusus yang dituangkan dalam lembar atau surat kalim atas kekurangan pesanan barang dan harus diketahui oleh pihak supplier atau perusahaan jasa pengankutan dan pengiriman barang dengan cara menandatangani lembar/surat kalim tersebut.

PT ABC

Jalan Wahid Hasyim 22

Semarang

                                                                             No. IK    : 07

                                                                             Tanggal  : 11 Agustus 2016

Kepada :

PT DUNIA USAHA

Jalan Gatot No 63

Ungaran

INFORMASI KLAIM

Dengan ini kami berikan data Klaim untuk barang/material yang telah dikirim dengan No. OP. 01/DU/VII/2016, tanggal 8 Agustus 2016 dan No Faktur 01/DU.VIII/2016 sebagai berikut :

No.	Nama Barang dan Spesifikasi Barang	Jumlah	Satuan	Keterangan
1	VCD Player : Merek Wanda, Type PAL/NTSC	1	Box	Rusak
2	Kompor Gas : Reguler	2	Buah	Kurang

Untuk itu kami memerlukan : (  ) Perbaikan/Repair

                                                 (x) Penggantian

                                                 (x) Melengkapi kekurangan

                                                 (  ) Lainnya :......................

Supplier/Pengirim         Kabag Logistik                  Kasubbag. Pembelian

Palupi                            Bambang                           Hendi

Contoh Formulir 1.9 Informasi Klaim dan Penuntutan

3)       Pembayaran

Kegiatan pembayaran dilakukan dari pihak organisasi sebagai pembeli kepada pemasok, apabila dalam pembelian tersebut telah disepakatu dengan menggunakan cara COD (cash on delivery = pembayaran pada waktu barang diserahkan kepada pembeli). Adapun prosedurnya, pemasok meminta pada bagian keuangan atau bendahara atau kassa atau pejabat yang telah ditunjuk untuk melakukan pembayaran.

Contoh Formulir 1.10 Cek

Contoh Formulir 1.11 Slip Setoran (Deporit Slip)

4)       Pencatatan

Setelah transaksi jual belu antara supplier sebagai penjual dan organisasi/perusahaan sebagi pembeli selesai, bagian pembelian harus mencatat seluruh pembelian ke dalam buku penerimaan barang. Langkah berikutnya yaitu barang disimpan atau diserahkan ke unit gudang.

BUKU PENERIMAAN BARANG

No. Urut	Tgl Terima	Nama dan Alamat Supplier	Bukti Penerimaan		Nama dan Spesifikasi Barang	Jumlah	Harga		Ket.
			Tgl.	No.			Satuan	Jumlah

Contoh formulir 1.12 Buku Penerimaan Barang

H.     Prosedur Administrasi Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

a.       Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

1)       penerimaan barang

2)       waktu penyerahan barang

3)       jenis barang

4)       jumlah barang

5)       kegunaan/ keperluan barang

b.       Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

1)       cara pengiriman

2)       pengemasan

3)       pemuatan

4)       pengangkutan

5)       pembongkaran

c.       Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.

Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.

PT DUNIA USAHA

Jalan Gatot No 63 Ungaran

Telp. (024) 453765 453766, Fax.  453765 453766,

Email :duniausaaha@gmail.com

                                                                                        N0. SPB : 01/SPB/2016

                                                                                        Tanggal  : 8 Agustus 2016

SURAT PENYERAHAN BARANG

Kepada :

Bagian Pemasaran

No.	Kode Barang	Nama dan Spesifikasi Barang	Jumlah	Satuan	Keterangan
1	05.01.07	Kertas HVS Kuarto : 70 Gr. Sinar Dunia	2	Rim	-
2	08.03.01	Cartridge Ribbon : Epson 8750	5	Buah	-

Mengetahui,                       Diterima oleh,                      Ka. Subbag. Gudang

Drs. Bambang W.              Andhini Murti, S.Pd.           Beni Atmaja