modul 3.7

 

	SITI KURNIA S.Pd SMK KAWUNG 2 SURABAYA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MODUL INI DISUSUN UNTUK PRAKTEK PEMBELAJARAN PPG 2020

 

Satuan Pendidikan     : SMK Kawung 2 Surabaya

Program keahlian       : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Mata Pelajaran           : Korespondensi

Kelas/semester           : X/genap

KOMPETENSI DASAR

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

3.7. Menganalisis  surat dinas 4.7. Membuat surat dinas

3.7.1.   Menjelaskan pengertian surat dinas 3.7.2.   Mengklasifikasi jenis-jenis surat dinas 3.7.3.   Mengemukakan prosedur pembuatan surat dinas 3.7.4.   Menganalisispermasalahan pembuatan surat dinas 4.7.1.   Menyiapkan alat dan bahan dalam pembuatan surat dinas dengan tepat sesuai standar 4.7.2.   Membuat konsep surat dinas dengan tepat dan benar sesuai kaidah 4.7.3.   Membuat naskah surat dinas dengan tepat dan benar sesuai kaidah

 

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti serangkaian kegiatan pembelajaran, peserta didik dapat

1.   Menjelaskan pengertian surat dinas

2.   Mengklasifikasi jenis-jenis surat dinas

3.   Mengemukakan prosedur pembuatan surat dinas

4.   Menganalisispermasalahan pembuatan surat dinas

5.   Menyiapkan alat dan bahan dalam pembuatan surat dinas dengan tepat sesuai standar

6.   Membuat konsep surat dinas dengan tepat dan benar sesuai kaidah

7.   Membuat naskah surat dinas dengan tepat dan benar sesuai kaidah

 

PETUNJUK PEMBELAJARAN

1.   Setelah membaca materi pada setiap pertemuan disajikan tugas dan latihan-latihan soal

2.   Kerjakan sesuai petunjuk disetiap latihan soal maupun tugas baik secara mandiri  maupun kelompok

3.   Selamat belajar

 

 

PENGANTAR MODUL

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga.

Materi Pembelajaran

 

Pertemuan ke 1

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas merupakan suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.

Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, ,maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

 

Fungsi Surat Dinas

Beberapa fungsi dari surat dinas yang diantaranya sebagai berikut ini:

·       Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.

·       Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.

·       Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.

·       Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

·       Dan lain-lain.

 

Jenis-Jenis Surat Dinas

Sebenarnya ada banyak sekali yang termasuk dalam jenis surat dinas, beberapa diantaranya adalah:

1. Surat Panggilan Kerja

Surat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon pegawai untuk melakukan wawancara (baca: pengertian wawancara), pengujian, dan keperluan lainnya terkait panggilan kerja.

 2. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi/ lembaga kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas. Umumnya perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.

3. Surat Perjanjian Kerja

Surat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan ketentuan yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.

 

Bentuk surat dinas

 

 

 

 

 

Bentuk-bentuk surat Dinas dan Niaga

1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

2. Bentuk Lurus (Block Style)

3. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

4. Bentuk Lekuk (Indented Style)

5. Bentuk Resmi Niaga (Official Style)

6. Bentuk Pragraf Menggantung (Hanging Paragraph)

7. Bentuk Surat Indonesia Lama

8. Bentuk Surat Indonesia Baru

9. Bentuk Surat Depdikbud/Depdiknas

 

Mari kita perbesar surat yang berbentuk Semi Block Style untuk mengetahui secara detail bagian-bagiannya

 

Keterangan

1. Kop Surat/kepala surat

2. Nomor surat

3. Lampiran

4. Hal/perihal

5. Penanggalan surat

6. Alamat dalam

7. Salam pembuka

8. isi Surat

9. Salam penutup

10. Nama perusahaan

11. Tanda tangan

12. Cap/stempel

13. Nama jelas orang yang menandatangani

14. NIP/NIK/NUPTK/Jabatan

15. Tembusan (biasanya terdiri dari beberapa baris

16. Inisial; contoh RA/Mj

RA adalah orang yang memberi perintah pembuatan surat/biasanya direktur. Sedangkan Mj adalah orang yang membuat surat/biasanya sekretaris. Surat yang memakai inisial ini hanya untuk surat yang diarsipkan bukan untuk surat yang dikirim keluar. Untuk surat yang dikirim keluar tidak perlu memakai inisial.

 

TUGAS

Setelah anda membaca materi pada pertemuan 1. Buatlah resume dari apa yang anda baca !

 

 

PERTEMUAN KE2

 

Ciri Umum Surat Dinas

Walaupun surat dinas setiap instansi memiliki ciri dan ketentuannya sendiri, namun ada beberapa ciri surat dinas baku yang harus diikuti. Ciri surat dinas ini membedakannya dengan surat-surat lainnya. Ciri umum surat dinas tersebut antara lain adalah:

·       Terdapat kop surat dari lembaga, perusahaan, ataupun instansi yang bersangkutan.

Kop surat berfungsi sebagai identitas dari perusahaan, lembaga, ataupun instansi instansi yang membuat. Biasanya kop surat berisi logo,nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan kontak instansi yang dapat dihubungi. Apabila anda masih bingung mengenai kop surat, anda dapat melihat contoh kop surat osis di bawah.

·       Terdapat salam pembuka dan salam penutup

Salam pembuka ini berfungsi sebagai tanda dibukanya pembicaraan pada surat dan merupakan salam untuk basa-basi sebagai tanda penghormatan bagi penerima surat. Salam pembuka yang umum digunakan adalah kalimat dengan hormat. Sedangkan fungsi salam penutup adalah sebagai penutup pembicaraan atau isi dari surat. Salam penutup juga berfungsi sebagai basa-basi untuk penghormatan.

·       Terdapat nomor surat

·       Nomor surat adalah urutan nomor dari surat yang telah dikeluarkan oleh suatu instansi terkait yang biasanya berisi kode surat. Fungsi dari nomor surat adalah untuk menandai dan memudahkan mengetahu banyaknya surat yang telah dikeluarkan, untuk mempermudah pengarsipan surat, mempermudah dalam mencari surat tersebut kembali apabila dibutuhkan serta mempermudah petugas pengarsipan melakukan tugasnya.

·       Terdapat bagian lampiran dan perihal

Lampiran adalah suatu hal yang melengkapi surat yang berupa dokumen pendukung dan merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada penerima surat mengenai masalah pokok surat. Perihal biasanya merupakan tujuan dibuatnya surat tersebut, contohnya perihal dari surat adalah undangan apabila surat tersebut ditujukan sebagai surat undangan. Anda dapat lebih memahami lampiran dan perihal ini setelah melihat beberapa contoh surat dinas di bawah.

·       Stempel dan tanda tangan instansi

Fungsi tanda tangan adalah untuk memastikan identifikasi atau memverifikasi ciri-ciri penandatangan yang berkaitan dengan kesahan surat dinas yang dikeluarkan. Sedangkan stempel sendiri berfungsi sebagai identitas atau pengenal dari instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dengan stempel keresmian dari suatu surat akan semakin kuat.

 

Syarat Surat Dinas

Beberapa persyarat untuk membuat sebuah surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut:

·       Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.

·       Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.

·       Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.

·       Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

 

Bagian Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat resmi dan tentu saja ada bagian-bagiannya, yang diantaranya seperti berikut ini:

1. Kepala surat

Kepala surat merupakan bagian yang paling atas dari surat dinas, kepala surat terdapat nama instansi, alamat instansi, logo instansi.

2. Tanggal surat

Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat dinas tersebut.

3. Nomor

Nomor surat merupakan nomor surat yang digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatan.

4. Lampiran

Lampiran merupakan lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung atau isi dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-).

5. Perihal

Berisi tentang isi pokok surat dinas.

6. Alamat

7. Salam pembuka

8. Isi surat

9. Salam penutup

10. Nama Pengirim

11. Tembusan

 

Contoh Surat Dinas

 

TUGAS

Amati gambar surat diatas kemudian analislah surat dinas tersebut dari segi bentuk, peletakkan tanggal, penomoran, penulisan kalimat, dll. Kemudian susunlah kembali sesuai dengan kaidah penulisan yang berlaku !

 

PERTEMUAN KE3

 

Langkah-Langkah Menulis Surat Resmi

Menulis Surat Resmi. Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat pribadi berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada perorangan maupun kepada instansi tertentu. Surat dinas atau sering pula disebut surat resmi berisi masalah kedinasan, baik yang dibuat oleh perusahaan, organisasi pemerintah, maupun perorangan.  Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh badan atau lembaga yang bersifat resmi. Sedangkan surat niaga berisi masalah bisnis atau perniagaan.  Ciri-ciri surat resmi antara lain sebagai berikut :

·       Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi

·       Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

·       Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami

·       Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku

·       Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi

·       Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)

 

 

Bagian-bagian surat resmi

1. Kepala surat (Kop Surat)

2. Tanggal surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran

5. Hal atau perihal surat

6. Alamat

7. Salam pembuka

8. Isi

9. Salam Penutup

10. Pengirim surat (Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas)

11. Tembusan

 

1. Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang dan logo. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termaksud di dalamnya telepon, kontak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital.

Contoh:

 

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu nama kota, tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung. 

Contoh : Semarang, 5 Januari 2012

Tepat	Tidak tepat
10 September 2016	Tanggal 10 bulan September 2016
3 maret 2016	Makassar 3 maret 2016
4 april	Bulukumba, 04-05-2016
25 mei 2015	25 mei ‘015
30 januari 2014	30 jan 2014

 

3 Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal

Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal.,

Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.

Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka. 

Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.

Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.

 

4. Alamat Surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka. Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pemenggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan. Alamat dalam surat tidak menggunakan kata "Kepada". Berikut ini contoh penulisan alamat surat.

 

Yth. Kolonel Sangad Mujianto

Jalan Rajawali 56

Bandungan

Semarang

 

 

 

5. Salam

Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2) salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.

Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.

Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat 

Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:

Dengan hormat,

Salam sejahtera,

Saudara.....,

Saudara.....yang terhormat,

Ibu ........ yang terhormat,

Bapak .....yang terhormat,

 

Salam Pembuka Khusus

Assalamu Alaikum wr.wb,

Salam Pramuka,

Salam perjuangan,

Merdeka,

 

Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam. 

 

6 Isi Surat

Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.

·       Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau permintaan.

·       Paragraf isi berisi maksud  penulisan surat.

·       Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

 

7. Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. 

Contoh :

Kepala Sekolah

Drs. Doni Suwondo 

NIP 197101251988041005

 

8. Tembusan Surat

Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.

 

Tembusan:

1. Direktur Pemilihan Badan

2. Kepala Bagian Pengiriman

3. Drs. Sarjono

 

 

 

 

TUGAS

Secara mandiri, susunlah surat dinas dengan ketentuan sebagai berikut :

Anda adalah pegawai bidang administrasi dibadan kepegawian negara, anda diminta pimpinan untuk membuat surat undangan rapat sosialisasi kearsipan siistem baru bagi semua jajaran dibawah Badan Kepegawaian Negara.

Selamat bekerja !

 

 

https://www.gurupendidikan.co.id/pengertian-surat-dinas/

https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-dinas.html

http://erfitaagusti.blogspot.com/2013/01/menulis-surat-resmi.html

http://www.terangijalan.com/2019/10/bentuk-surat-dinas-dan-bentuk-surat.html

Buku paket korespondensi SMK/MAK kelas X Sri Endang R, dkk penerbit erlangga

 

RANGKUMAN

Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Bentuk dari surat dinas banyak sekali dan penggunaannya berdasar kebijakan masing-masing organisasi atau perusahaan.

 

UJI KOMPETENSI

 

Pilihlah jawaban yang paling tepat !

1. Surat yang dikirim oleh suatu lembaga kepada lembaga lain atau lembaga perseorangan dan bersifat resmi disebut….
a. surat dinas
b. surat pribadi
c. surat niaga
d. surat memo

2. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa….
a. efektif
b. prokem
c. baku
d. nonbaku

Perhatikan sistematika surat dinas berikut ini!

3. Sistematika surat nomor 1 berisi….
a. kop surat
b. lampiran
c. nomor
d. hal

4. Nomor surat, lampiran, dan hal terdapat pada nomor….
a. 1, 2, dan 3
b. 2, 3, dan 4
c. 3, 4, dan 5
d. 4, 5, dan 6

5. Bagian isi surat terdapat pada nomor….
a. 3
b. 4
c. 5
d. 6

6. Nomor 6 pada sistematika di atas berisi….
a. tanggal surat
b. penutup
c. alamat surat
d. pengirim surat

 

 

7.Dalam sistematika surat dinas, contoh di atas merupakan bagian….
a. alamat surat
b. kop surat
c. instansi surat
d. pengirim surat

 

8.Bacalah kutipan surat berikut!

Dengan hormat,

Dalam rangka Ulang Tahun SMPN 5, kami bermaksud mengadakan acara seminar dengan tema "Berprestasi Tanpa Narkoba". Oleh karena itu, kami mohon Bapak berkenan menjadi narasumber. Kegiatan akan dilaksanakan pada

hari, tanggal : Selasa 18 Oktober 2016

pukul            : 13.00 WIB

tmpat            : Lapangan upacara SMPN 5

[ ... ]

 

Bagian penutup yang tepat untuk melengkapi surat tersebut adalah ...

A. Demikian permohonan ini disampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

B. Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

C. Demikian informasi ini disampaikan. Atas kehadiran tepat waktu, kami ucapkan terima kasih.

D. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perkenan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

 

9. Bacalah kutipan surat berikut!

Dengan hormat,

Kami mohon izin untuk menggunakan lapangan sebak bola di wilayah Bapak pada

hari            : Sabtu

tanggal      : 5 November 2016

acara         : Pertandingan sepak bola antar sekolah

[ ... ]

 

Kalimat yang tepat untuk melengkap surat dinas di atas adalah ...

A. Atas izinnya, diucapkan terima kasih yang tulus.

B. Atas kerja sama dan izin Bapak, kami ucapkan terima kasih.

C. Atas izin Saudara, kami ucapkan terima kasih.

D. Atas izinnya kami ucapkan beribu terima kasih.

 

10.Perhatikan surat undangan berikut,

Dengan ini kami mengundang Anda untuk menghadiri rapat rutin awal tahun pelajaran 2010/2011 yang akan diselenggarakan pada

hari, tanggal     : Sabtu, 7 Agustus 2010,

waktu               : pukul 9.00 – 11.00 WIB,

tempat              : Aula SMP Prapanca, Bogor,

acara                 : Ketetapan Uang Dana Bulanan Tahun Pelajaran 2010/2011.

 

Kalimat penutup surat undangan tersebut yang tepat adalah…

A.    Atas kehadiran dan doa restu Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.

B.    Atas waktu yang diluangkan, kami ucapkan terima kasih.

C.    Kehadiran Bapak/ Ibu sangat kami harapkan tepat pada waktunya.

D.    Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan Bapak/ Ibu dapat tepat waktu. Atas perhatian Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.