A. Petunujuk Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor
a. Melaksanakan pengawasan dan pembinaan secara terus-temerus terhadap kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor oleh personel perusahaan
b. Melatih semua personel perusahaan untuk mengoprasikan dan merawat sarana dan prasarana kantor sesuai dengan petunjuk teknis yang telah disesuaikan
c. Memotivasi semua personel yang telah dilatih agar selalu menggunakan sarana dan prasarana kantor berdasarkan petunjuk teknis yang telah disediakan.
d. Mengingatkan bagian pengadaan agar tidak lupa meminta petunjuk teknis pemakaian kepada toko ataupun penjual ketika membeli peralatan dalam perkantoran.
e. Mengkaji dan memahami semua isi petunjuk teknis pemanfaatan serta mendeskripsikan kembali dalam bentuk yang sekiranya lebih mudah dipahami semua pihak yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor tersebut.
f. Menyampaikan isi petunjuk yang telah di deskripsikan kepada semua pihak atau personel perusahaan yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor.
B. Pengaturan kegiatan pemakaian serta pemanfaatan sarana dan prasaran kantor
Sistem pengaturan yang digunakan sebelum alat-alat kantor dapat dioperasikan disebut dengan istilah pengaturan awal. Kegiatan pengaturan awal terdiri atas beberapa langkah yaitu :
a. Memberikan identitas pada alat, yaitu nomor inventaris dengan kode tertentu untuk jenis tertentu.
b. Pencatatan alat kedalam buku inventaris
c. Penempatan alat kedalam ruang atu lemari yang sudah diberikan kode tertentu.
Berkaitan dengan pengaturan serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor maka sarana dan prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu sebagai berikut :
- Alat alat langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti mesin kantor, perabot kantor, dan alat komunikasi kantor.
- Alat alat tidak langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti bangunan perusahaan, meja, kursi, dan kamar kecil.
C. Pemanfaatan saran dan prasana kantor
a. Banyaknya sarana dan prasarana
b. Banyaknya ruangan dalam suatu perusahaan
c. Banyaknya personel dalam suatu perusahaan
Adanya penggunaan asas sentralisasi dan desentralisasi maka pengaturan pemanfaatan sarana dan prasaran kantor dapat dilaksanakan dengan beberapa tatanan yaitu :
a. Sarana dan prasarana untuk kegiatan produktivitas tertentu
b. Sarana dan prasaran untuk menunjang beberapa kegiatan sekaligus
Pengaturan sarana dan prasaran diantaranya :
- Sarana dan prasarana digunakan secara bergantian
- Sarana dan prasaran disimpan dalam ruangan tertentu. Personel perusahaan yang memiliki kepentingan atas alat tertentuk akan datang keruangan tempat alat tersebut disimpan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memanfaatkan sarana dan prasarana kantor yaitu sebagai berikut :
1) Hendaknya kegitan kegiatan pokok perusahaan merupakan prioritas utama dalam memanfaatkan saran dan prasarana kantor.
2) Waktu dan jadwal pemanfaatan hendak dilakukan dengan melihat kalender produksi suatu perusahaan.
3) Penugasan atau penunjukan personel sesuai keahlian pada bidangnya agar pemanfaatan sarana dan prasarana tidak cepat rusak
Tidak ada komentar:
Posting Komentar